某公司召开业务工作会议，出席人数约50人，会期两天。秘书组在发放会议通知时，因某种原因，致使几位有关人员未能按时出席会议。怎样才能避免此类问题出现？

某公司召开业务工作会议，出席人数约50人，会期两天。秘书组在发放会议通知时，因某种原因，致使几位有关人员未能按时出席会议。怎样才能避免此类问题出现？
正确答案：写清地址和单位全称|收信人姓名|检查|封信皮|核对名单与信封|送收发室时要清点、编号